سياسة الخصوصية وحماية البيانات الشخصية

أولاً: مقدمة

يحرص تطبيق "تكريم" والجهات المنظمة لحفلات التكريم على حماية خصوصية جميع المستخدمين، والالتزام بأحكام قانون حماية البيانات الشخصية في مملكة البحرين رقم (30) لسنة 2018 (PDPL)، وأفضل الممارسات المتعارف عليها في أمن المعلومات.

وتوضح هذه السياسة كيفية جمع البيانات الشخصية واستخدامها ومعالجتها وتخزينها وحمايتها عند استخدام نظام التسجيل الإلكتروني الخاص بحفل التكريم.

ثانياً: نطاق التطبيق

تسري هذه السياسة على جميع:

• المتقدمين للتسجيل.
• أولياء الأمور.
• مستخدمي النظام.
• المشرفين المخولين بإدارة النظام.

ثالثاً: مسؤول معالجة البيانات

يعد المشتركون في منصة "تكريم" من منظمي الحفل مثل الجامعات والجمعيات الخيرية والمراكز الشبابية وغيرهم، مسؤولين عن معالجة البيانات الشخصية المتعلقة بالنظام، وذلك في حدود الأغراض المبينة في هذه السياسة.

رابعاً: البيانات التي يتم جمعها

قد يقوم النظام بجمع البيانات التالية بحسب الفئة المكرمة:

1: البيانات الشخصية

• الاسم الرباعي.
• الرقم الشخصي.
• الجنس.
• الجنسية.
• تاريخ الميلاد.
• العنوان.
• أرقام الهواتف.
• البريد الإلكتروني (إن وجد).

2: بيانات ولي الأمر

• الاسم.
• صلة القرابة.
• رقم الهاتف.
• بيانات التواصل.

3: البيانات التعليمية

• المرحلة الدراسية.
• المدرسة أو الجامعة.
• المؤسسة التعليمية.
• التخصص.
• المعدل أو النسبة.
• سنة التخرج.
• الشهادات العلمية.
• أي بيانات إضافية لازمة للتحقق من استحقاق التكريم.

4: الوثائق والمرفقات

قد يطلب النظام رفع نسخ إلكترونية من:

• البطاقة الذكية للطالب.
• البطاقة الذكية لولي الأمر عند الحاجة.
• كشف الدرجات.
• الشهادة الدراسية.
• شهادة التخرج.
• الصورة الشخصية.
• أي مستندات تثبت استحقاق التسجيل.

خامساً: الغرض من جمع البيانات

تستخدم البيانات للأغراض الآتية فقط:

• التحقق من أهلية التسجيل.
• التحقق من الهوية.
• مراجعة صحة البيانات.
• التواصل مع الطالب أو ولي الأمر.
• إعداد قوائم التكريم.
• إعداد البطاقات والشهادات.
• تنظيم الحفل.
• إصدار الإحصاءات الإدارية.
• توثيق أعمال الحفل.
• الامتثال للمتطلبات القانونية.

ولا تستخدم البيانات لأي أغراض تجارية أو تسويقية دون موافقة مستقلة وصريحة من صاحب البيانات.

سادساً: الأساس القانوني للمعالجة

تعالج البيانات استناداً إلى واحد أو أكثر من الأسس الآتية:

• موافقة صاحب البيانات أو ولي أمره عند الاقتضاء.
• تنفيذ إجراءات التسجيل التي طلبها صاحب البيانات.
• المصلحة المشروعة في تنظيم وإدارة الحفل بما لا يمس حقوق أصحاب البيانات.
• الالتزام بأي متطلبات قانونية واجبة التطبيق.

سابعاً: الموافقة

بتقديم طلب التسجيل يقر مقدم الطلب بأنه:

• اطلع على سياسة الخصوصية.
• فهم كيفية معالجة البيانات.
• يوافق على جمع البيانات اللازمة.
• يقر بصحة المعلومات المقدمة.
• يوافق على استخدام البيانات للأغراض المحددة فقط.

وفي حال كان الطالب قاصراً، تعد موافقة ولي الأمر جزءاً من عملية التسجيل.

ثامناً: حماية البيانات

يلتزم النظام بتطبيق ضوابط أمنية وتقنية وإدارية مناسبة، ومنها على سبيل المثال:

• تشفير جميع الاتصالات باستخدام HTTPS/TLS.
• تشفير البيانات الحساسة أثناء التخزين.
• إدارة صلاحيات المستخدمين وفق مبدأ أقل قدر من الصلاحيات (Least Privilege).
• المصادقة متعددة العوامل للحسابات الإدارية.
• تسجيل جميع العمليات الإدارية (Audit Logs).
• النسخ الاحتياطي الدوري.
• الحماية من الاختراقات والهجمات الإلكترونية.
• مراقبة محاولات الدخول غير المصرح بها.
• مراجعة دورية لصلاحيات المستخدمين.

تاسعاً: صلاحيات الوصول

لا يسمح بالاطلاع على البيانات إلا للأشخاص المخولين بحسب طبيعة مهامهم.

وتطبق مستويات صلاحيات مختلفة، مثل:

• مدير النظام.
• لجنة التدقيق.
• لجنة مراجعة البيانات.
• لجنة التنظيم.
• لجنة الشهادات.
• الدعم الفني.

ولا يجوز لأي مستخدم الاطلاع إلا على البيانات اللازمة لأداء مهامه.

عاشراً: سرية البيانات

يلتزم جميع أعضاء اللجان والإداريين والمتطوعين المخولين بما يلي:

• المحافظة على سرية البيانات.
• عدم نسخ البيانات أو الاحتفاظ بها خارج النظام.
• عدم مشاركتها مع أي جهة غير مخولة.
• عدم استخدامها لأي أغراض شخصية.
• الالتزام بسرية البيانات حتى بعد انتهاء مشاركتهم في المشروع.

الحادي عشر: مشاركة البيانات

لا يتم بيع أو تأجير أو مشاركة البيانات الشخصية مع أي جهة خارجية، إلا في الحالات التالية:

• موافقة صاحب البيانات.
• إذا كان ذلك مطلوباً بموجب القانون.
• تنفيذاً لأمر قضائي أو من جهة مختصة.
• عند الاستعانة بمزود خدمة تقني ملتزم بسرية البيانات وبعقد معالجة بيانات يتوافق مع القانون.

الثاني عشر: الاحتفاظ بالبيانات

تحتفظ الجهة أو الجهات المنظمة للتكريم بالبيانات لمدة تحقق أغراض التسجيل والتوثيق والمتطلبات النظامية، وبعد انتهاء الحاجة إليها كلياً يتم:

• حذفها بصورة آمنة، أو
• إتلافها إلكترونياً، أو
• إخفاء هوية البيانات إذا كانت ستستخدم في الإحصاءات.

الثالث عشر: حقوق أصحاب البيانات

وفقاً للقانون، يحق لصاحب البيانات - متى انطبقت الأحكام القانونية -:

• طلب معرفة البيانات المحتفظ بها.
• طلب تصحيح البيانات غير الصحيحة.
• طلب تحديث البيانات.
• طلب الاعتراض على بعض أنواع المعالجة.
• طلب حذف البيانات في الحالات التي يجيزها القانون.
• تقديم شكوى وفق الإجراءات النظامية.

الرابع عشر: دقة البيانات

يتحمل مقدم الطلب مسؤولية صحة البيانات المقدمة.

وللجهة المنظمة، إذا تبين وجود معلومات غير صحيحة أو مضللة، الحق في:

• طلب مستندات إضافية.
• رفض الطلب.
• إلغاء التسجيل.

الخامس عشر: ملفات السجل (Logs)

قد يحتفظ النظام تلقائياً ببيانات تقنية مثل:

• عنوان IP.
• نوع الجهاز.
• نوع المتصفح.
• وقت الدخول.
• العمليات المنفذة داخل النظام.

وتستخدم هذه البيانات لأغراض:

• حماية النظام.
• اكتشاف محاولات الاختراق.
• التحقيق في الأعطال.
• التدقيق الأمني.

السادس عشر: ملفات تعريف الارتباط (Cookies)

قد يستخدم النظام ملفات تعريف الارتباط الضرورية لتشغيل النظام وتحسين تجربة المستخدم، ولا تستخدم للتسويق أو التتبع الإعلاني.

السابع عشر: الصور

قد يتم عرض صور المكرمين في الحفل، بناءً على موافقة المتقدم بطلب التكريم أثناء تحميل صورته، كما قد تقوم الجهات المنظمة بالتصوير لأغراض أخرى غير مرتبطة بمنصة "تكريم" مثل:

• التغطية الإعلامية.
• التوثيق.
• المطبوعات.
• النشر عبر المنصات الرسمية للجهات المنظمة.

ويعد التسجيل وحضور الحفل موافقة على الظهور العرضي في الصور العامة، مع مراعاة الأنظمة والخصوصية.

الثامن عشر: تعديل السياسة

يجوز تحديث هذه السياسة عند الحاجة، وتصبح النسخة المنشورة داخل النظام هي النسخة المعتمدة.

التاسع عشر: التواصل

للاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات الشخصية أو ممارسة الحقوق المرتبطة بها، يمكن التواصل مع الجهات المنظمة للحفل عبر القنوات الرسمية المعلنة.

العشرون: الإقرار

باستخدام النظام وإرسال طلب التسجيل، يقر المستخدم بأنه:

• قرأ سياسة الخصوصية.
• فهم كيفية معالجة بياناته.
• وافق على ما ورد فيها.
• قدم بيانات صحيحة.
• يدرك أن أي استخدام غير مشروع للبيانات من قبل أي مستخدم للنظام يعرضه للمساءلة القانونية.

منصة "تكريم | takreem"